Da ein internes Kontrollsystem kein einmal etabliertes und unveränderlich nutzbares System ist, sondern stattdessen fortwährend selbst überprüft und optimiert werden muss, lohnt sich ein genauer Blick auf das Thema.
Was versteht man unter einem internen Kontrollsystem? Was gehört alles dazu zum IKS? Wann ist es Pflicht, und welche Rolle spielt die interne Revision in diesem Zusammenhang?
Diese und weitere Fragen rund ums IKS schauen wir uns im Folgenden etwas genauer an.
Zu diesem Zweck braucht es ein mitunter komplexes System von Kontrollen, Prüfmechanismen und Abläufen.
Dabei arbeitet das IKS gleichzeitig mit präventiven und reaktiven Maßnahmen. Zu den vorbeugenden Maßnahmen gehört etwa die Implementierung von Prozessen und Standards zum Risikomanagement bzw der Risikominimierung, reaktive Kontrollen sind beispielsweise die ständige Überwachung von Abläufen und bei Bedarf die Anpassung dieser Überwachungstätigkeiten.
Ein internes Kontrollsystem nutzt verschiedene Maßnahmen, um die anvisierten Ziele zu erreichen.
- Risiko identifizieren und bewerten: In jedem Betrieb sind eigene Risikofaktoren gegeben. Diese werden im Rahmen der Risikoidentifizierung – und Bewertung aufgedeckt. Neben finanziellen, operativen und rechtlichen Risiken sind zunehmend auch Risiken für die Reputation zu beachten. Grundlage einer jeden Minimierung von Risiken ist es, diese überhaupt zu kennen, bevor geeignete Handlungen mit ihnen umgehen können.
- Risiko steuern: Die Risikosteuerung ist der zweite wichtige Bestandteil. Hier werden passende Maßnahmen erarbeitet, um die zuvor erkannten Faktoren zu lenken. Bestandteil dieser Steuerung können technische, rechtliche oder organisatorische Schritte sein, die zum Erreichen der gewünschten Ziele führen.
- Überwachen: Schritt 3 der Entwicklung eines effizienten IKS ist die Überwachung. Hierzu zählen regelmäßige Überprüfungen, ob die erarbeiteten Regeln und Kontrollen funktionieren und eingehalten werden. In der Umsetzung haben sich interne oder auch externe Audits bewährt, die mit einem professionellen Blick Schwachstellen im Risikomanagementsystem oder dem IKS selbst aufdecken. Zudem können Audits schnelle Hilfe bei der Anpassung von Verfahren und Funktionen bieten.
Das international anerkannte COSO-Modell, entwickelt vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), befasst sich noch genauer mit dem System und seinem sinnvollen Aufbau. Es bietet einen strukturierten Rahmen zur Implementierung und Überwachung interner Kontrollen.
Dieses Modell basiert auf fünf zentralen Komponenten, die sicherstellen, dass das IKS effektiv funktioniert.
Kontrollumfeld
Das Kontrollumfeld bildet die Grundlage eines wirksamen IKS. Dazu gehören die Unternehmenskultur, ethische Grundsätze und die Einstellung der Führungsebene zur internen Kontrolle.
Eine starke Compliance-Kultur und klare Verantwortlichkeiten fördern das Bewusstsein für Risiken und Kontrollen auf allen Hierarchieebenen. Führungskräfte spielen hier eine entscheidende Rolle, indem sie durch ihr eigenes Verhalten die Wichtigkeit des IKS vorleben.
Risikobewertung
Zweites, zentrales Element des COSO-Modells ist die Risikobewertung. Unternehmen müssen potenzielle Gefahren identifizieren, analysieren und priorisieren. Dabei werden sowohl interne als auch externe Risiken betrachtet – von finanziellen und operationellen Risiken bis hin zu technologischen und regulatorischen Herausforderungen.
Eine kontinuierliche Überprüfung ist notwendig, um auf sich verändernde Marktbedingungen oder neue Bedrohungen zu reagieren.
Kontrollaktivitäten
Ziel dieser Kontrollmaßnahmen ist es, Fehler, Betrug oder Verstöße frühzeitig zu erkennen oder idealerweise ganz zu vermeiden.
Information und Kommunikation
Relevante Daten, Richtlinien und Vorgaben müssen rechtzeitig an die richtigen Stellen gelangen. Dazu gehört sowohl die interne Kommunikation zwischen Abteilungen, Geschäftsführung und Managementebenen als auch der Austausch mit externen Stakeholdern. Eine offene Fehler- und Meldekultur trägt dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen.
Überwachung
Schwachstellen können so frühzeitig erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Eine dynamische Überwachung ist besonders wichtig, um auf sich wandelnde gesetzliche Anforderungen oder technologische Entwicklungen zu reagieren.
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Zudem können Sie mit einem solchen Kontrollsystem effizientere Prozesse etablieren. Die Datenlage kann durch eine moderne IKS Software deutlich verbessert werden, was der Entscheidungsfindung auf allen Ebenen hilft.
In der Geschäftswelt trägt ein durchdachtes Kontrollsystem zudem zum Vertrauen bei, das einer Firma oder Unternehmung entgegengebracht wird; auch dies trägt letzten Endes zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit von Betrieben bei.
Die interne Kontrolle ist dabei keine Angelegenheit nur von Eigentümern oder Führungskräften, sondern wird vielfach auch von externen Stellen (Gesetzgeber, EU, Rechnungshöfen, Wirtschaftsprüfern, Versicherungen und Banken) gefordert.
Ein internes Kontrollsystem nutzt verschiedene Maßnahmen, um die anvisierten Ziele zu erreichen.
Diese Funktionen hat das IKS:
- Vermögensschutz: Betrug und Diebstähle zählen zu den internen und auch externen Risiken. Gerade Betriebe mit wertvollen Maschinen und Geräten oder solche, die hohe digitale Vermögenswerte verwalten, brauchen ein sicheres Kontrollumfeld.
- Gesicherte Informationen: Für zahlreiche Unternehmensaktivitäten braucht es präzise und vollständige Finanzinformationen, etwa für die Entwicklung strategischer Vorgehensweisen. Hier kann eine IKS Software helfen, die korrekte und umfassende Informationen liefert, beispielsweise die Daten eines internen Kontrollsystems aus der Produktion.
- Effizientere Prozesse in allen Unternehmensbereichen: Die Umsetzung eines internen Kontrollsystems kann die Effizienz vorhandener Prozesse deutlich verbessern. So lassen sich Arbeitszeiten möglicherweise verkürzen, was Personalkosten einspart. Kürzere Bearbeitungszeiten führen zudem zu mehr Kundenzufriedenheit: Auch das trägt dazu bei, dass Ziele im Unternehmen schneller erreichbar werden.
Die Einführung eines neuen, internen Kontrollsystems ist mit einigem Aufwand verbunden, doch gelingt die Umsetzung mit fachlicher Begleitung sicherlich. Grundsätzlich gehen Sie für den Aufbau vier Schritte:
Analyse und Bewertung:
In diesem ersten Schritt werden potenzielle Risiken aller betroffenen Prozesse und Bereiche ermittelt und bewertet.
Aufbau von Kontrollmaßnahmen:
Als zweites werden Maßnahmen konzipiert und festgehalten, die für die Risikominimierung sinnvoll und notwendig sind.
Umsetzung:
In dieser Phase implementieren Sie die erarbeiteten Maßnahmen und sorgen dafür, dass sie Bestandteil der alltäglichen Prozesse werden.
Analyse und Überwachung:
Fortlaufend werden die Prozesse des internen Kontrollsystems selbst überwacht: So fällt im Bedarfsfall auf, wenn etwa Kontrollen angepasst werden müssen, weil sich Fehler zeigen oder weil sich die Voraussetzungen bei Vorschriften, Regelungen und Prozessen ändern.
Akzeptanz im Team:
Von der Leitung über das Management bis zum letzten Teammitglied sind alle gefordert, die Wirksamkeit des IKS zu gewährleisten. Die Überprüfung von Arbeitsabläufen funktioniert nur, wenn die nötigen Schritte, die das Kontrollsystem vorgibt, auch aktiv umgesetzt werden.
Im ersten Moment kostet die Einführung des internen Kontrollsystems Zeit und Geld. Gerade in kleineren Betrieben fehlt nicht selten die fachliche Expertise. Eine neue IKS Software zu installieren, ist zudem ein Zeitfaktor.
Den passenden Rahmen finden:
Gerade Großbetriebe brauchen trotz unterschiedlichster Arbeitsabläufe und Abteilungen ein einheitliches IKS, das für die Einhaltung von Richtlinien und Regelungen sorgt. Das kann komplex sein: unterschiedliche Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten sollen in einem einzigen System kontrolliert werden.
Technologischer Fortschritt:
Die Entwicklung macht auch vor den Besonderheiten des internen Kontrollsystems nicht halt. Unternehmen müssen die Aktualität ihres internen Kontrollsystems fortlaufend prüfen und gegebenenfalls neuen Anforderungen anpassen.
Zahlreiche Aufgaben und Kontrollen übernimmt die IKS Software. Automatisierte Kontrollen steigern Effizienz und Präzision, außerdem können sie auch die Sicherheit der gesamten Kontrollen verbessern. Mit Blick auf die künftige Entwicklung ist davon auszugehen, dass auch die Künstliche Intelligenz weitere Möglichkeiten zur Verbesserung von Kontrollsystemen für Unternehmen bieten wird.
Angesichts der wachsenden Herausforderungen und technologischen Entwicklungen erscheint es nötig, das IKS regelmäßig zu überprüfen und an neue Anforderungen anzupassen. Moderne Softwarelösungen und Automatisierungen helfen dabei, Kontrollen effizienter und präziser zu gestalten.
Unter Outsourcing wird die dauerhafte oder zeitlich befristete Wahrnehmung der Revisionsfunktion durch Mitarbeiter eines externen Dienstleisters verstanden.
Für viele Unternehmensfunktionen ist Outsourcing längst ein vertrauter Weg. Beispiele sind externe Compliance-Beauftragte, Whistleblower-Hotlines oder Rechtsberatungen. Das gleiche Vorgehen ist auch für die Funktion der Internen Revision möglich.
Die interne Revision ist eine unabhängige Prüfungs- und Beratungsfunktion.
Sie analysiert und bewertet Geschäftsprozesse, Risikomanagement und interne Kontrollen in Ihrem Unternehmen, um Effizienz, Ordnungsmäßigkeit und Compliance sicherzustellen. Im Zusammenhang mit dem internen Kontrollsystem (IKS) überprüft sie, ob Kontrollen wirksam sind und Risiken angemessen gemanagt werden. Durch regelmäßige Audits identifiziert sie Schwachstellen und gibt Empfehlungen zur Optimierung. So trägt die interne Revision maßgeblich zur Stabilität und Weiterentwicklung des IKS bei.
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Was ist ein internes Kontrollsystem (IKS)?
Ist ein internes Kontrollsystem (IKS) Pflicht?
Ob ein Unternehmen ein internes Kontrollsystem (IKS) einführen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Besonders börsennotierte Unternehmen sowie solche, die unter das KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) fallen, sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Auch in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen gelten entsprechende Vorschriften. Internationale Standards wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) verlangen ebenfalls ein IKS, um die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung sicherzustellen.
Für kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) besteht oft keine direkte gesetzliche Pflicht, doch die Einführung eines IKS bietet auch ihnen Vorteile, etwa durch ein verbessertes Risikomanagement und effizientere Prozesse.
Was ist eine IKS-Prüfung?
Die IKS-Prüfung bewertet systematisch die Funktionsweise und Effektivität des internen Kontrollsystems im Unternehmen. Dabei werden Kontrollmechanismen, Risikomanagementprozesse und die Einhaltung von IKS Richtlinien und Prinzipien überprüft.
Diese Prüfungen erfolgen durch interne oder externe Auditoren und dienen dazu, Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Eine erfolgreiche IKS-Prüfung trägt dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kunden und Stakeholdern in Ihr Unternehmen zu stärken.
Wie ist das interne Kontrollsystem aufgebaut?
Das interne Kontrollsystem basiert auf verschiedenen Elementen, die ineinandergreifen und für eine zuverlässige Steuerung der Unternehmensprozesse sorgen.
Die Grundlage bildet eine unternehmensweite Kontrollkultur, die von der Führungsebene vorgelebt und auf allen Ebenen umgesetzt wird. Ein effektives Risiko-Management bewertet potenzielle Gefahren und legt geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung fest.
Um die Sicherheit der Abläufe zu gewährleisten, werden spezifische Kontrollaktivitäten etabliert, die präventiv oder reaktiv wirken.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine transparente Informations- und Kommunikationsstruktur, die sicherstellt, dass relevante Daten und Vorgaben an die richtigen Stellen gelangen. Schließlich wird das IKS kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst, um auf neue Informationen, Anforderungen oder gesetzliche Änderungen zu reagieren.