Prüfung eines Risikomanagementsystems (RMS)
Aufbau einer Filialrevision im Einzelhandel
Interimistische Leitung der Internen Revision
Ausgangssituation
Für den Mandanten hat sich die Risikosituation fundamental verändert. Die Liste der Geschäftsrisiken wurde seit einigen Jahren von Themen wie z. B. Globalisierung, Digitalisierung und neue Technologien, Ressourcenverknappung, Lieferenpässe und staatliche Regulierung geprägt.
Vor zwei Jahren wurde der Börsengang erfolgreich abgeschlossen, womit sich die gesetzlichen Anforderungen und die der Aufsichtsorgane grundlegend erhöht haben.
In einem neu eingeführten RMS wurden die relevanten internen und externen Risikobereiche ganzheitlich betrachtet, bewertet und in einem Informationssystem zusammengeführt. Das System unterstützt bei strategischen Entscheidungen, Strukturverbesserungen sowie im operativen Geschäft. Das neue System war zwar seit einem Jahr vollständig eingeführt, aber die Prozesse waren noch nicht vollständig „eingespielt“; die Möglichkeiten des Informationssystems wurde noch nicht umfassend genutzt.
Aufgabe
Die Aufgabe bestand für roland bohl nun darin, zu prüfen, ob das bestehende System geeignet ist, den gesetzlichen Anforderungen und den Anforderungen der Aufsichtsorgane zu genügen. Gleichzeitig sollte unabhängig davon der Mehrwert für das Unternehmen erhöht werden und Verbesserungspotentiale „gehoben werden“.
Wie konnte roland bohl unterstützen?
- In einem ersten Schritt wurde die Ist-Situation aufgenommen. Diese beinhaltete u.a. die Organisation, Prozesse, Strategie und Ziele etc.
- Es folgte eine Prüfung der Konzeption, Angemessenheit und Wirksamkeit des Risikomanagement-Systems nach den gängigen Standards. Diese umfasste die Prüfung der gesamten Risikomanagement-Organisation und des Risikomanagement-Prozesses (von der Identifizierung und Bewertung bis hin zur Maßnahmenumsetzung und -kontrolle)
Ergebnis und wesentliche Verbesserungspotentiale
- Es fehlte an einer klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Rollen in dem Prozess.
- Gleichzeitig wurde offensichtlich, dass ein ganzheitliches Risikoverständnis bei den Verantwortlichen fehlte und in Konsequenz die Schulung und Unterstützung der am Prozess beteiligten und verantwortlichen Mitarbeiter (z. B. Risikoverantwortliche) verbessert werden musste.
- Eine negative Auswirkung war, dass der Prozess der Identifikation und Klassifizierung der Risiken und die Erstellung eines ganzheitlichen Risikoinventars Schwächen aufwies und keine ausreichende Sicherheit darüber bestand, ob alle relevanten Risiken erfasst wurden.
- Ein Follow up der Maßnahmen zur Risikominimierung fand nicht ausreichend statt. Damit war nicht sichergestellt, dass angemessene Maßnahmen zur Risikominimierung in erforderlichem Umfang durchgeführt wurden.
Ausgangssituation
Ein führender deutscher Betreiber von Gartencentern plante den Aufbau und die Neuausrichtung der Internen Revision. Ein Mitarbeiter, der in der Vergangenheit Filialrevisionen durchgeführt hatte, musste das Unternehmen verlassen.
Der Bereichsleiter Controlling war mit der Aufgabe der Neuausrichtung betraut worden und erste konzeptionelle Überlegungen wurden angestellt. Zwei MitarbeiterInnen sollten die operative Revision durchführen. Eine Mitarbeiterin, die bereits Erfahrung als Filialleiterin hatte, war bereits eingestellt; die Position einer/es weiteren Mitarbeiter/in war ausgeschrieben. Eine Software wurde bereits angeschafft. Weitere Formalisierungen waren noch nicht erfolgt.
Aufgabe
Die Aufgabe bestand für roland bohl darin, die Interne Revision möglichst schnell und effektiv „an den Start zu bekommen“.
Hierfür sollte die Interne Revision formalisiert werden (z. B. mit einer Geschäftsordnung, einem Handbuch) und eine risikoorientierte Prüfungsplanung geschaffen werden, an der sich zukünftige Prüfungen ausrichten sollten.
In einer weiteren Konzeption sollten die Software nutzbar gemacht werden, Checklisten erstellt und ein Berichtsformat etabliert werden.
Die Unternehmenskultur sollte auf die Interne Revision vorbereitet und das Thema angemessen kommuniziert werden; Abstimmungsgespräche mit den Fachbereichs-verantwortlichen waren hierfür geplant.
Die neuen Revisionsmitarbeiter/innen sollten auf ihre Rolle vorbereitet werden und es war das Ziel, im laufenden Jahr erste Prüfungen durchzuführen.
Wie konnte roland bohl unterstützen?
- In einer „Road Mapp“ hat roland bohl alle notwendigen Aufgaben und Meilensteine inhaltlich und zeitlich geplant.
- roland bohl hat bei der Personalauswahl unterstützt und gemeinsam mit den Mitarbeiter/innen und dem Bereichsleiter Controlling in Workshops eine Konzeption für Standardprüfungen erarbeitet.
- Es wurde unter Einbindung der Geschäftsleitung eine Geschäftsordnung und ein Handbuch für die Arbeit der Internen Revision verabschiedet.
- Nach Schulung der Software, Erarbeitung von Checklisten, Berichtsformat und Prüfungsplanung wurde ein Jahresprüfungsplan aufgestellt.
- roland bohl hat gemeinsam mit den neuen Revisionsmitarbeiter/innen erste Prüfungen durchgeführt und begleitend die Mitarbeiter in ihre Rolle und Aufgabe gecoacht. Diese Aufgabe war mit einem permanenten Lessons-Learnt-Prozess und damit einhergehenden Optimierungen verbunden.
- Aus den Lessons-Learnt“ wurden rollierend weitere Aufgaben abgeleitet und die Interne Revision sukzessive etabliert.
- Insgesamt hat roland bohl den Prozess (mit abnehmendem zeitlichen Arbeitseinsatz) mehr als ein Jahr lang begleitet.
Ausgangssituation
Ein europaweit tätiger Dienstleister der Automobilvermietung suchte die interimistische Leitung der Fachabteilung Interne Revision.
Die Abteilung war dem Bereichsleiter Finanzen unterstellt und beinhaltete neben der Revision auch die Fachbereiche Datenschutz, Qualitätsmanagement, Notfall- und Krisenmanagement und Arbeitssicherheit. Insgesamt waren sechs Mitarbeiter/innen zu führen.
Aufgabe
Die Aufgabe bestand für roland bohl nun darin, die Leitung der Abteilung und die Führung der Mitarbeiter/innen so lange zu übernehmen, bis ein(e) Nachfolger/in gefunden sein würde. Alle laufenden Aufgaben und Projekte sollten dabei ohne Verlust von Effektivität und Effizienz weitergeführt werden.
Wie konnte roland bohl unterstützen?
- roland bohl hat die Aufgabe als externer Berater übernommen und die Interne Revision erfolgreich im Tagesgeschäft weitergeführt.
- Laufende Projekte und tägliche Routineaufgaben wurden in enger Abstimmung mit dem Bereichsleiter Finanzen weitergeführt.
- roland bohl war stets Ansprechpartner für alle Fachabteilungen und revisionsspezifischen Fragestellungen.
- Mitarbeiterthemen wurden einzeln, im Team und zusammen mit HR bearbeitet.
- Die Leitungsaufgabe wurde sowohl vor Ort als auch remote, z. B. über Videokonferenzen und andere Online-Zugänge wahrgenommen.
- roland bohl hat HR bei der Auswahl eines Nachfolgers/einer Nachfolgerin unterstützt.
Ergebnis
- Die Besetzung der Nachfolge gestaltete sich schwieriger als gedacht. Gründe hierfür waren u.a. Qualität und Flexibilität der Bewerber/innen.
- Aus ursprünglich geplanten sechs Monaten wurden nach zwei Vertragsverlängerungen sukzessive 15 Monate, die es gedauert hat, bis eine Nachfolgerin eingestellt werden konnte.
- Die Aufgabe endetet mit der Übergabe der Verantwortung an die Nachfolgerin.